Polityka prywatności i przetwarzania danych

1.1Administratorem danych jest „MULLER TECHNIK KOSZALIN” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Koszalinie, ul. Bojowników o Wolność i Demokrację 8, 75-209 Koszalin, KRS 0000036312, NIP 6691011669, REGON 330317170, dalej „Spółka” albo „Administrator”.

1.2W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można kontaktować się na adres info@mullertechnik.pl, telefonicznie pod numerem +48 94 710 07 00, pocztą na adres siedziby albo przez adres do doręczeń elektronicznych AE:PL-80243-89579-EFSHT-28.

1.3Jeżeli Spółka wyznaczyła inspektora ochrony danych, jego aktualne dane kontaktowe są podawane w miejscu zbierania danych oraz w Serwisie. Kontakt z Administratorem pozostaje możliwy niezależnie od wyznaczenia inspektora.

2.1Polityka jest ogólną, publiczną informacją o najważniejszych procesach przetwarzania danych przez Spółkę. Stosuje się ją do użytkowników Serwisu, osób kontaktujących się ze Spółką, klientów i ich personelu, dostawców i ich personelu, wykonawców, gości, kandydatów, pracowników, byłych pracowników, osób bliskich zgłoszonych przez personel, wspólników, członków organów, pełnomocników, urzędników, audytorów, sygnalistów oraz innych osób występujących w dokumentacji Spółki.

2.2W miejscu pozyskania danych Spółka może przekazać krótszą albo bardziej szczegółową informację dla konkretnego procesu, np. rekrutacji, zatrudnienia, monitoringu, zgłoszeń wewnętrznych, wizyt w zakładzie, konkursu ofert lub portalu. Taka informacja uzupełnia Politykę, a w zakresie szczegółowym ma pierwszeństwo.

2.3Polityka nie stanowi podstawy do rozpoczęcia procesu, którego Spółka faktycznie nie prowadzi. W szczególności sama nie wprowadza monitoringu, kontroli trzeźwości, profilowania ani współadministracji. Procesy warunkowe stosuje się wyłącznie wtedy, gdy zostały zgodnie z prawem wdrożone i objęte właściwą dokumentacją.

2.4Informacje biznesowe, rysunki, modele, parametry, dokumentacja jakościowa i produkcyjna mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa lub własność intelektualną, choć nie zawsze są danymi osobowymi. Jeżeli pozwalają zidentyfikować osobę – np. autora, zatwierdzającego, konstruktora lub użytkownika portalu – w tej części stosuje się RODO i niniejszą Politykę.

2.5Serwis jest kierowany przede wszystkim do odbiorców zawodowych i nie jest przeznaczony dla dzieci. Spółka nie zbiera świadomie danych dzieci przez Serwis, z wyjątkiem danych wymaganych w relacji pracowniczej lub świadczeniowej i przekazanych na właściwej podstawie prawnej.

3.1RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

3.2Serwis – witryna https://www.mullertechnik.pl i jej podstrony.

3.3Dane techniczne – modele i pliki CAD/3D, rysunki, BOM, specyfikacje, tolerancje, normy, wymagania materiałowe, narzędziowe i procesowe oraz historia zmian.

3.4Dane jakościowe – dane APQP, PFMEA, plany kontroli, dokumenty PPAP, raporty pomiarowe, wyniki badań, niezgodności, reklamacje, działania korygujące, identyfikowalność partii i zatwierdzenia.

3.5Portal – zewnętrzny system klienta, dostawcy albo partnera służący m.in. do wymiany dokumentacji, ofert, zamówień, prognoz, jakości, dostaw, faktur, audytów lub zgłoszeń.

4.1W zależności od relacji Spółka może przetwarzać następujące kategorie danych:

• Identyfikacyjne – imię, nazwisko, data urodzenia, identyfikator pracowniczy lub portalowy, podpis, wizerunek, a gdy wymaga tego prawo lub umowa – PESEL, dane dokumentu tożsamości, obywatelstwo lub numer uprawnienia;
• Kontaktowe i zawodowe – adres, e-mail, telefon, pracodawca lub reprezentowany podmiot, stanowisko, dział, rola, zakres umocowania, język komunikacji;
• Handlowe i umowne – zapytania, oferty, negocjacje, cenniki, zamówienia, umowy, NDA, prognozy, harmonogramy, dostawy, reklamacje, korespondencja, historia współpracy i ustaleń;
• Finansowe i rozliczeniowe – dane faktur, rachunku bankowego, płatności, podatków, należności, windykacji, statusu kontrahenta, reprezentantów, beneficjentów rzeczywistych i sankcji – w zakresie wymaganym;
• Techniczne, produkcyjne i jakościowe – dokumenty wymienione w punkcie 3, dane projektu, narzędzia, materiału, prób, zatwierdzeń, partii, pomiarów, kontroli, logistyki i zmian wraz z danymi autorów lub osób zatwierdzających;
• Portalowe i teleinformatyczne – login lub identyfikator konta, rola i uprawnienia, identyfikator MFA, czas i historia logowania, adres IP, informacje o urządzeniu, operacje, pobrania, wysłania, zatwierdzenia, zgłoszenia i logi audytowe;
• Rekrutacyjne – dane przewidziane w Kodeksie pracy, CV, wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie, dostępność, oczekiwania, wyniki rozmów i testów adekwatnych do stanowiska oraz dane dobrowolnie przekazane;
• Pracownicze i organizacyjne – dane umowy, stanowiska, wynagrodzenia, czasu pracy, urlopów i nieobecności, szkoleń, ocen, uprawnień, podróży, kosztów, sprzętu, kont, dostępu, odpowiedzialności i zakończenia zatrudnienia;
• Podatkowe, ubezpieczeniowe i świadczeniowe – dane ZUS, urzędu skarbowego, PPK, płac, rachunku, potrąceń, ubezpieczeń, świadczeń i osób uprawnionych, w tym członków rodziny – tylko w zakresie potrzebnym;
• Zdrowotne i bhp – orzeczenia medycyny pracy bez zbędnych informacji diagnostycznych, niezdolność do pracy, ograniczenia i uprawnienia, wypadki, choroby zawodowe, szkolenia BHP, środki ochrony i dane wymagane do realizacji obowiązków;
• Bezpieczeństwa fizycznego i informacji – wejścia i wyjścia, przepustki, goście, dostęp do stref i systemów, incydenty i logi, a w ramach monitoringu wizyjnego – wizerunek, sylwetka, widoczne cechy mogące wskazywać m.in. na płeć lub przybliżony wiek, ubiór, sposób poruszania się i

zachowanie, czas, miejsce oraz kierunek przemieszczania, interakcje, przenoszone przedmioty, a jeżeli znajdują się w polu widzenia kamery – wizerunek pojazdu i numer rejestracyjny;

• Korporacyjne i publicznorejestrowe – dane wspólników, członków organów, prokurentów, pełnomocników, beneficjentów rzeczywistych, protokołów, uchwał, rejestrów i postępowań;
• Zgłoszeń naruszeń – treść zgłoszenia, dane sygnalisty – jeżeli zostały ujawnione – osoby, której dotyczy zgłoszenie, świadków, osób pomagających i powiązanych, dowody i działania następcze;
• Korespondencji i spraw urzędowych – dane urzędników, pracowników instytucji, sądów, organów, jednostek certyfikujących, ubezpieczycieli i innych uczestników sprawy;
• Internetowe – adres IP, data i czas, żądany URL, kod odpowiedzi, nagłówki, typ urządzenia i przeglądarki, źródło przejścia, błędy, zdarzenia bezpieczeństwa i wybory w Panelu zgód.

4.2Dane pochodzą bezpośrednio od osoby albo z jej urządzenia, od jej pracodawcy lub podmiotu, który reprezentuje, od klienta, dostawcy, usługodawcy, agencji pracy, spółki powiązanej, operatora Portalu, audytora, ubezpieczyciela, organu lub instytucji. Mogą pochodzić także z publicznych rejestrów, takich jak KRS, CEIDG, CRBR, wykaz podatników VAT, BDO lub listy sankcyjne, oraz z legalnie dostępnych źródeł zawodowych.

4.3Osoba przekazująca Spółce dane innych osób powinna być uprawniona do ich udostępnienia, ograniczyć zakres do niezbędnego minimum i – jeżeli jest to wymagane – przekazać im informację o tej Polityce. Spółka wykonuje własny obowiązek z art. 14 RODO w odpowiednim czasie, chyba że zachodzi ustawowe zwolnienie.

Poniższe okresy oznaczają okres podstawowy. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli obowiązek wynika z prawa, dokument jest potrzebny do toczącego się audytu lub postępowania, istnieje nierozliczone roszczenie, obowiązuje legal hold albo wiążący wymóg bezpieczeństwa, jakości lub identyfikowalności. Po ustaniu celu dane są usuwane, anonimizowane albo dostęp do nich jest ograniczany.

5.1Serwis, cookies i kontakt Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Wyświetlanie Serwisu i logi Dostarczenie treści, transmisja, diagnostyka, IP, czas, URL, nagłówki, urządzenie, błędy dostępność, zapobieganie nadużyciom i Logi operacyjne co do zasady do 12 bezpieczeństwo. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – miesięcy; dłużej tylko dla incydentu, dowodu uzasadniony interes w prowadzeniu lub roszczenia. bezpiecznego Serwisu; art. 399 ust. 3 PKE dla mechanizmów koniecznych.

Niezbędna sesja administratora Cel i podstawa: utrzymanie bezpiecznej sesji po zalogowaniu do chronionego panelu; art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie bezpieczeństwa i organizacji dostępu oraz art. 399 ust. 3 PKE dla funkcji koniecznej. Okres / kryterium: zgodnie z konfiguracją uwierzytelniania i nie dłużej niż jest to konieczne do bezpiecznego dostępu.

Google Maps i YouTube Połączenie trwa podczas dane połączenia, identyfikatory i zdarzenia Wyświetlenie mapy lub filmu po wyborze Użytkownika. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. wyświetlania osadzonej treści; 399 ust. 1–2 PKE; dla samej odpowiedzi na dalsze zapisy i okresy określa wyraźne żądanie może mieć zastosowanie wyjątek art. 399 ust. 3 PKE, lecz integracje dostawca. Odświeżenie strony śledzące pozostają blokowane do zgody. ponownie blokuje osadzenie.

Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Formularz projektowy, e-mail, Obsługa zapytania, ocena telefon lub poczta możliwości współpracy i Zapytania zapisane w systemie prowadzenie korespondencji. Serwisu maksymalnie 24 Art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla miesiące, chyba że prowadzą komunikacji B2B; art. 6 ust. 1 lit. do współpracy, są potrzebne do b, gdy osoba działa we własnym roszczeń albo inny okres wynika imieniu przed umową; art. 6 ust. z prawa. 1 lit. c, gdy wiadomość dotyczy obowiązku prawnego.

Serwis posiada formularz zapytania projektowego oraz formularz aplikacji na opublikowane oferty pracy. Formularz projektowy nie przyjmuje załączników; formularz rekrutacyjny przyjmuje CV wyłącznie w PDF do 5 MB. Chronione panele obsługi zapytań i rekrutacji są przeznaczone dla upoważnionych administratorów i wymagają uwierzytelnienia.

5.2Ofertowanie, klienci, produkcja i Portale Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Zapytania, oferty i kwalifikacja projektu Ocena wykonalności, materiału, narzędzia, Do zakończenia rozmów, a następnie zwykle tolerancji, wolumenu, terminu, kosztu, do 3 lat dla wykazania ustaleń i obrony wymagań jakościowych i bezpieczeństwa; roszczeń; dłużej, jeśli oferta pozostaje negocjacje i NDA. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO ważna, strony wracają do projektu lub dla osoby zawierającej umowę oraz lit. f dla wymaga tego NDA. kontaktów i relacji B2B.

Umowy, zamówienia, produkcja, montaż i Realizacja zamówień, planowanie, produkcja Przez współpracę i okres przedawnienia dostawy wtryskowa, montaż, tampodruk, roszczeń; dokumenty objęte wymogiem kondycjonowanie, logistyka, komunikacja i jakości, bezpieczeństwa, identyfikowalności potwierdzenie wykonania. Art. 6 ust. 1 lit. b lub wymaganiem klienta – przez uzgodniony RODO lub lit. f dla personelu stron; lit. c dla albo wymagany okres. obowiązków prawnych.

Dokumentacja techniczna i jakościowa Projektowanie procesu, analiza, Według umowy, wymagań klienta, systemu przygotowanie i utrzymanie narzędzia, jakości, cyklu życia wyrobu i terminów APQP, PFMEA, plan kontroli, PPAP, pomiary roszczeń; dłużej, jeżeli dokument jest CMM/GOM, zatwierdzenia, niezgodności, 8D, konieczny dla bezpieczeństwa produktu, reklamacje, audyty i identyfikowalność. Art. 6 audytu lub postępowania. ust. 1 lit. b, c i f RODO.

Portale klientów i partnerów Obsługa RFQ, ofert, zamówień, prognoz, Przez czas posiadania roli i współpracy; logi EDI, dostaw, jakości, PPAP, reklamacji, oraz historia operacji zgodnie z wymaganiem audytów, faktur i dostępu. Art. 6 ust. 1 lit. b bezpieczeństwa, umową i ustawieniami lub f RODO; lit. c, gdy operacja realizuje operatora Portalu; dalej tylko dla audytu, obowiązek prawny. jakości lub roszczeń.

Fakturowanie, KSeF, płatności i księgowość Co najmniej 5 lat według zasad ustawy o Wystawianie i odbiór faktur, rozliczenia, rachunkowości, a dla zobowiązań kontrola płatności, podatki i rachunkowość. podatkowych 5 lat od końca roku, w którym Art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 6 ust. 1 lit. b dla upłynął termin płatności podatku; terminy rozliczenia umowy; lit. f dla windykacji. mogą ulec zawieszeniu lub przedłużeniu.

Reklamacje, odpowiedzialność i Obsługa niezgodności, rękojmi, gwarancji, Do zakończenia sprawy, wykonania ubezpieczenie szkody, wycofania produktu, ubezpieczenia obowiązków jakościowych i upływu oraz ustalanie, dochodzenie i obrona właściwych terminów roszczeń; dłużej, gdy roszczeń. Art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO; art. 9 trwa postępowanie lub wymaga tego ust. 2 lit. f, jeżeli dokumentacja roszczenia bezpieczeństwo i identyfikowalność produktu. obejmuje dane szczególne.

Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Marketing bezpośredni B2B Informowanie o własnych usługach i utrzymywanie relacji zawodowych, jeżeli Spółka prowadzi takie działania. Art. 6 ust. 1 Do sprzeciwu, cofnięcia zgody albo ustania lit. f RODO; użycie e-maila, telefonu lub przydatności kontaktu. Dane na liście innego urządzenia do informacji handlowej sprzeciwów mogą pozostać w minimalnym lub marketingu wymaga uprzedniej zgody zakresie, aby respektować żądanie. zgodnie z art. 398 PKE, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

5.3Dostawcy, usługodawcy i organy Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Zakupy i dostawcy Wybór, kwalifikacja i audyt dostawcy; RFQ; złożenie i realizacja zamówienia; dostawa Przez kwalifikację i współpracę, a następnie materiału, narzędzia, komponentu lub usługi; przez okres wynikający z prawa, audytów, jakość, zgodność, reklamacja i rozliczenie. wymogów klienta, jakości, rachunkowości i Art. 6 ust. 1 lit. b dla osoby fizycznej, lit. f dla roszczeń. relacji B2B oraz lit. c dla obowiązków prawnych.

Usługi dla Spółki Koordynacja konsultingu, doradztwa, IT, hostingu, telekomunikacji, księgowości, Przez realizację i rozliczenie usługi oraz prawa, ubezpieczeń, budowy, napraw, okres gwarancji, audytu i roszczeń; konserwacji, przeglądów, serwisu maszyn, dokumenty księgowe zgodnie z terminami laboratoriów, pomiarów, transportu, ochrony, ustawowymi. BHP i medycyny pracy. Art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.

Weryfikacja kontrahenta Potwierdzenie umocowania, rachunku, Przez okres wymagany prawem i procedurą statusu VAT, beneficjenta rzeczywistego, należytej staranności; dowód sprawdzenia konfliktu interesów, sankcji, wymagań przez współpracę i okres ryzyka lub eksportowych, etycznych i łańcucha dostaw. roszczeń. Art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO.

Organy i instytucje publiczne Realizacja obowiązków, kontroli, sprawozdawczości, zezwoleń, decyzji, Przez okres prowadzenia sprawy i postępowań oraz odpowiedzi na legalne archiwizacji wymagany przepisami; dłużej w żądania. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 6 ust. 1 związku z kontrolą, odwołaniem, lit. f w zakresie ochrony praw Spółki; art. 9 postępowaniem lub roszczeniem. ust. 2 lit. b, f lub h, gdy właściwe.

Audyty i certyfikacja Wykazanie zgodności systemów, procesów, Przez cykl certyfikacji, okres wymagany wyrobów, jakości, środowiska, przez standard, umowę i jednostkę bezpieczeństwa i wymagań klienta, m.in. audytującą oraz czas działań korygujących i IATF 16949 i ISO 14001. Art. 6 ust. 1 lit. c lub roszczeń. f RODO.

5.4Rekrutacja, zatrudnienie i personel Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Bieżąca rekrutacja Zgłoszenie i CV w systemie Serwisu maksymalnie 180 dni Ocena kandydatury i wybór pracownika. Dane z dla bieżącej rekrutacji; dłużej art. 22¹ Kodeksu pracy: art. 6 ust. 1 lit. c RODO; czynności przed umową: lit. b; dodatkowe dane wyłącznie przy odrębnej podane z inicjatywy kandydata: lit. a i art. 221a podstawie, np. zgodzie na Kodeksu pracy. Dane szczególne tylko na właściwej podstawie z art. 9 RODO. przyszłe rekrutacje albo konieczności zabezpieczenia roszczeń.

Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Przyszłe rekrutacje Uwzględnienie aplikacji w późniejszych naborach wyłącznie na dobrowolnej, konkretnej Przez okres wskazany przy zgodzie, zgodzie – art. 6 ust. 1 lit. a RODO; dla danych rekomendowany maksymalnie 12 miesięcy, nie szczególnych art. 9 ust. 2 lit. a. Brak zgody nie dłużej niż do jej cofnięcia. wpływa na bieżący nabór.

Zatrudnienie i organizacja pracy Zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie akt, Przez zatrudnienie; dokumentacja pracownicza czas pracy, urlopy, kwalifikacje, szkolenia, ocena co do zasady 10 lat od końca roku obowiązków, komunikacja, podróże i kalendarzowego ustania stosunku pracy. Dla zakończenie zatrudnienia. Art. 6 ust. 1 lit. b i c części starszej dokumentacji albo sytuacji RODO; art. 9 ust. 2 lit. b, gdy niezbędne. szczególnych okres może być dłuższy.

Płace, podatki, ZUS, PPK i świadczenia Naliczanie wynagrodzeń, zgłoszenia, potrącenia, Według prawa pracy, podatkowego, rozliczenia, świadczenia, PPK – gdy ma ubezpieczeniowego, emerytalnego i przepisów o zastosowanie – i obsługa uprawnionych danym świadczeniu; nie krócej niż właściwa członków rodziny. Art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 9 dokumentacja pracownicza lub księgowa. ust. 2 lit. b RODO.

Medycyna pracy, BHP, nieobecności i wypadki Dopuszczenie do pracy, profilaktyka, bezpieczeństwo, nieobecności, wypadki i Przez okresy ustawowe. Rejestr i protokoły choroby zawodowe. Art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 wypadków przy pracy – 10 lat; pozostałe ust. 2 lit. b i h RODO w związku z prawem pracy dokumenty zgodnie z kategorią i przepisami. i ubezpieczeń.

Sprzęt, konta, dostęp i cyberbezpieczeństwo Wydanie mienia, nadawanie ról, ciągłość Przez korzystanie z mienia lub uprawnienia; logi działania, kontrola dostępu, ochrona informacji, przez proporcjonalny okres określony w polityce wykrywanie nadużyć i incydentów. Art. 6 ust. 1 bezpieczeństwa, dłużej dla incydentu, audytu lub lit. c lub f RODO. roszczenia.

Dane osób bliskich i kontakt awaryjny Realizacja świadczeń, ubezpieczeń, podatków, Przez okres potrzebny dla danego uprawnienia uprawnień rodzicielskich lub kontaktu w nagłym albo kontaktu, z okresowymi przeglądami zdarzeniu. Art. 6 ust. 1 lit. c lub f; art. 9 ust. 2 lit. aktualności; dokumenty rozliczeniowe zgodnie z b, jeśli dotyczy danych szczególnych. prawem.

5.5Bezpieczeństwo fizyczne, zgłoszenia i sprawy korporacyjne Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Goście, serwisanci i wejście do zakładu Identyfikacja, wydanie przepustki, koordynacja Ewidencja przez okres proporcjonalny do ryzyka, wizyty, BHP, ochrona osób, mienia, informacji i rekomendacyjnie do 12 miesięcy; dłużej dla stref produkcyjnych. Art. 6 ust. 1 lit. c lub f zdarzenia, audytu lub roszczenia. RODO.

Monitoring wizyjny Bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, wizerunek, sylwetka, widoczne cechy, ubiór, kontrola produkcji lub zachowanie poufności – Co do zasady do 3 miesięcy od nagrania; gdy zachowanie, czas i miejsce; pojazd/rejestracja – tylko w celach i granicach art. 22² Kodeksu pracy nagranie jest dowodem – do prawomocnego jeśli widoczne albo innej właściwej podstawy. Art. 6 ust. 1 lit. c zakończenia postępowania. Odrębna informacja lub f RODO. Z nagrania może wynikać dla pracowników, informacja warstwowa dla postrzegana płeć, przybliżony wiek lub inne pozostałych osób i oznakowanie stref są cechy fizyczne, lecz monitoring nie jest obowiązkowe. prowadzony w celu systematycznego ustalania lub profilowania takich cech.

Poczta służbowa i inne formy monitoringu – Organizacja pracy, właściwe użycie narzędzi, jeżeli stosowane bezpieczeństwo i ochrona informacji, wyłącznie Przez okres wskazany w odrębnej regulacji i przy spełnieniu wymogów Kodeksu pracy i proporcjonalny do celu; materiał incydentu lub poinformowaniu personelu. Art. 6 ust. 1 lit. c lub f roszczenia do zakończenia sprawy. RODO.

Zgłoszenia wewnętrzne – jeżeli procedura ma Przyjęcie zgłoszenia, kontakt, działania Dane i dokumenty: 3 lata po zakończeniu roku, zastosowanie następcze, ochrona sygnalisty i wykonanie w którym zakończono działania następcze lub ustawy o ochronie sygnalistów. Art. 6 ust. 1 lit. c, postępowanie. Dane nieistotne usuwa się w art. 9 ust. 2 lit. g lub f i art. 10 RODO wraz z ciągu 14 dni od ustalenia ich zbędności. ustawą.

Ład korporacyjny, KRS i CRBR Obsługa wspólników, organów, prokury, Przez okres istnienia obowiązku korporacyjnego pełnomocnictw, uchwał, księgi udziałów, i archiwizacji, często przez czas działalności beneficjentów rzeczywistych i obowiązków Spółki; dokumenty dowodowe dłużej, gdy rejestrowych. Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO. wymaga tego prawo lub roszczenie.

Proces i dane Cel i podstawa prawna Okres / kryterium

Roszczenia, spory i incydenty Do prawomocnego zakończenia sprawy i upływu Ustalenie faktów, zgłoszenie ubezpieczycielowi, właściwego terminu przedawnienia; podstawowy dochodzenie lub obrona roszczeń, postępowania termin dla roszczeń gospodarczych wynosi i zapewnienie rozliczalności. Art. 6 ust. 1 lit. f lub zwykle 3 lata, lecz przepisy szczególne c; art. 9 ust. 2 lit. f i art. 10 RODO, gdy właściwe. przewidują inne okresy.

Spółka posiada odrębny, szczegółowy dokument dotyczący monitoringu wizyjnego, przekazywany pracownikom. Określa on w szczególności cele, podstawę prawną, obszary i zasięg kamer, kategorie nagrywanych osób i danych, odbiorców, czas przechowywania, zasady dostępu, zabezpieczenia oraz prawa osób. Niniejsza publiczna Polityka zawiera informację ogólną i nie zastępuje dokumentu pracowniczego. Oba dokumenty, oznakowanie stref oraz rzeczywista konfiguracja systemu muszą pozostawać ze sobą zgodne.

6.1Dane techniczne potrzebne do transmisji i bezpieczeństwa Serwisu są przetwarzane automatycznie. Zgoda na technologie niekonieczne jest dobrowolna, może być odmówiona lub cofnięta, a podstawowa treść pozostaje dostępna.

6.2Podanie danych przy zapytaniu jest dobrowolne, lecz brak danych kontaktowych lub informacji technicznych może uniemożliwić odpowiedź, ocenę wykonalności albo ofertę.

6.3Dane potrzebne do umowy, zamówienia, dostawy, jakości, dostępu do Portalu, identyfikowalności lub faktury mogą być wymogiem umownym albo ustawowym. Ich brak może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy, dopuszczenie do systemu albo rozliczenie.

6.4Kandydat i pracownik podają dane wymagane prawem w niezbędnym zakresie. Do danych wymaganych Kodeksem pracy Spółka nie potrzebuje zgody. Dodatkowe dane i przyszłe rekrutacje mogą opierać się na dobrowolnej zgodzie, której odmowa nie może powodować niekorzystnego traktowania.

6.5Przekazanie danych szczególnych kategorii, danych o wyrokach, danych dzieci albo pełnych kopii dokumentów jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest niezbędne i istnieje szczególna podstawa prawna. Nie należy przesyłać takich danych zwykłą pocztą bez uzgodnienia.

7.1Gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, interes Spółki może polegać na: komunikacji i utrzymaniu relacji B2B; organizacji zakupów, ofertowania, produkcji, jakości i logistyki; ochronie osób, mienia, informacji i ciągłości działania; administrowaniu dostępem; dokumentowaniu ustaleń; zapobieganiu nadużyciom; audycie; marketingu własnych usług z poszanowaniem PKE; oraz ustalaniu, dochodzeniu i obronie roszczeń.

7.2Przed zastosowaniem tej podstawy Spółka ocenia niezbędność, wpływ na osobę i jej racjonalne oczekiwania. Osoba ma prawo sprzeciwu na zasadach punktu 12.

8.1Dane mogą otrzymywać, wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy sprzedaży, zakupów, technologii, narzędziowni, produkcji, jakości, logistyki, finansów, kadr, BHP, IT, bezpieczeństwa, zarządu i administracji;
• dostawcy hostingu i utrzymania Serwisu, poczty, telekomunikacji, chmury, kopii zapasowych, cyberbezpieczeństwa, archiwizacji, systemów ERP, księgowych, HR, jakościowych, EDI i zarządzania dostępem;
• operatorzy Portali klientów, dostawców i platform branżowych oraz podmioty, w których imieniu Portal jest prowadzony;

• klienci, dostawcy materiałów i narzędzi, podwykonawcy, laboratoria, jednostki pomiarowe, przewoźnicy i operatorzy logistyczni – gdy jest to potrzebne do projektu, zamówienia, dostawy, jakości lub reklamacji;
• firmy konsultingowe, doradcze, prawne, podatkowe, audytowe, księgowe, IT, budowlane, naprawcze, konserwatorskie, serwisowe, przeglądowe, ochrony, BHP i medycyny pracy;
• banki, ubezpieczyciele, brokerzy, operatorzy płatności, KSeF i PPK oraz podmioty świadczeń pracowniczych – jeżeli są wykorzystywane;
• agencje zatrudnienia, portale rekrutacyjne, podmioty szkoleniowe i firmy obsługujące kadry lub płace;
• audytorzy klientów i jednostki certyfikujące, w zakresie jakości, środowiska, bezpieczeństwa lub zgodności;
• Google i dostawcy innych niekoniecznych Treści Zewnętrznych – dopiero po wymaganej zgodzie;
• ZUS, organy podatkowe, PIP, PFRON, urzędy pracy, sądy, organy ścigania, organy ochrony danych, organy nadzoru, organy celne i inne instytucje publiczne, gdy ujawnienie jest wymagane lub dozwolone prawem.

8.2Podmiot usługowy jest procesorem, gdy przetwarza dane wyłącznie w imieniu Spółki na podstawie umowy i poleceń. Odbiorca może być niezależnym administratorem, gdy sam określa ustawowy lub własny cel, np. urząd, bank, podmiot medycyny pracy, ubezpieczyciel, przewoźnik lub klient. Rola jest ustalana dla konkretnej operacji, a nie na podstawie samej nazwy kategorii.

9.1Müller Technik GmbH z siedzibą w Steinfeld w Niemczech posiada 50% kapitału zakładowego Spółki. Samo powiązanie kapitałowe nie powoduje automatycznie przekazywania wszystkich danych i nie tworzy automatycznie współadministracji.

9.2Dane mogą być przekazywane Müller Technik GmbH lub innemu podmiotowi powiązanemu tylko wtedy, gdy podmiot ten faktycznie uczestniczy w określonym procesie, np. koordynacji projektu, zakupach, jakości, IT, raportowaniu, audycie, obsłudze klienta albo zarządzaniu dostępem, i tylko w niezbędnym zakresie.

9.3W zależności od procesu podmioty mogą działać jako odrębni administratorzy, administrator i procesor albo współadministratorzy. Przy powierzeniu zawiera się umowę z art. 28 RODO; przy wspólnym ustalaniu celów i zasad – uzgodnienie z art. 26 RODO, którego zasadnicza treść jest udostępniana osobom. Niemcy należą do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, więc samo przekazanie do Steinfeld nie jest transferem do państwa trzeciego.

10.1Spółka może korzystać z Portali udostępnionych przez klientów lub partnerów. Operator Portalu oraz Spółka mogą przetwarzać dane w odmiennych rolach. Informacje operatora i regulamin Portalu stosują się równolegle do tej Polityki.

10.2Spółka przetwarza dane kont i operacji w zakresie potrzebnym do zadań użytkownika, realizacji umowy, identyfikowalności oraz bezpieczeństwa. Uprawnienia powinny być imienne, nadawane zgodnie z rolą, okresowo przeglądane i niezwłocznie odbierane po zmianie obowiązków lub ustaniu współpracy.

10.3Hasła i kody uwierzytelniające powinny być wprowadzane bezpośrednio w systemie operatora, nie mogą być współdzielone ani przesyłane zwykłą pocztą. Spółka może przechowywać identyfikator konta, rolę i dowód nadania dostępu, ale nie powinna prowadzić jawnego wykazu haseł. Należy stosować MFA, jeśli Portal je oferuje.

10.4Dane techniczne i jakościowe w Portalu podlegają również umowie, NDA, wymaganiom klienta, klasyfikacji informacji i zasadom eksportowym. Incydent, błędne uprawnienie lub podejrzenie przejęcia konta należy niezwłocznie zgłosić Spółce i operatorowi.

11.1Niektóre usługi chmurowe, teleinformatyczne, portalowe, rekrutacyjne, mapy lub filmy mogą powodować dostęp lub przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dotyczy to wyłącznie narzędzi faktycznie używanych przez Spółkę i nie wynika z samego powiązania z Müller Technik GmbH w Niemczech.

11.2Jeżeli dochodzi do transferu, Spółka stosuje mechanizm z rozdziału V RODO: decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony – w tym Ramy ochrony danych UE–USA wobec odbiorcy posiadającego ważną certyfikację – albo standardowe klauzule umowne, wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.

11.3Informację o państwie, odbiorcy i zabezpieczeniu lub kopię odpowiednich klauzul, z wyłączeniem informacji chronionych, można uzyskać korzystając z danych kontaktowych Administratora.

12.1W zależności od podstawy i okoliczności osobie przysługuje prawo:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki prawne;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
• sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją – wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• sprzeciwu w każdym czasie wobec marketingu bezpośredniego;
• cofnięcia zgody w każdym czasie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w przypadkach określonych w art. 22 RODO;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00- 014 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

12.2Prawa nie są bezwzględne. Spółka może odmówić w zakresie dozwolonym prawem, np. gdy dane są nadal potrzebne do obowiązku prawnego, bezpieczeństwa produktu, ochrony tajemnicy innej osoby albo obrony roszczeń. O przyczynie poinformuje zgodnie z RODO.

12.3Wniosek można złożyć kanałami z punktu 1. Dla ochrony danych Spółka może poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości i zakresu żądania, lecz nie będzie żądać nadmiarowych kopii dokumentów.

12.4Spółka odpowiada bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Termin może zostać przedłużony o dwa miesiące z uwagi na skomplikowanie lub liczbę żądań; informacja o przedłużeniu i przyczynach jest przekazywana w ciągu pierwszego miesiąca.

13.1Spółka nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały, chyba że w konkretnym procesie poinformuje o tym odrębnie i zapewni wymagane zabezpieczenia.

13.2Jeżeli po zgodzie używane są narzędzia statystyczne lub marketingowe, ich dostawcy mogą łączyć identyfikatory i zdarzenia w celu pomiaru lub doboru treści zgodnie ze swoją konfiguracją. Nie oznacza to, że Spółka prowadzi kwalifikację kandydatów lub decyzje pracownicze wyłącznie automatycznie.

14.1Cookies i podobne technologie mogą zapisywać lub odczytywać informacje na urządzeniu. Ochrona PKE dotyczy także informacji, które nie są danymi osobowymi. Kategorie niekonieczne są domyślnie wyłączone i uruchamiane dopiero po uprzedniej, dobrowolnej i jednoznacznej zgodzie.

Kategoria Cel i przykłady Zasada

Niezbędne Cel i przykłady: transmisja, bezpieczeństwo, formularze, ograniczanie nadużyć i sesja chronionego panelu. Zasada: bez odrębnej zgody wyłącznie w zakresie koniecznym do transmisji lub dostarczenia funkcji żądanej przez użytkownika, zgodnie z art. 399 ust. 3 PKE.

Statystyczne Serwis obecnie nie stosuje Ewentualne wdrożenie wymaga narzędzi analitycznych ani aktualizacji dokumentacji i statystycznych wymagających uprzedniej zgody, jeśli nie zgody. zachodzi ustawowy wyjątek.

Marketingowe Ewentualne wdrożenie wymaga Serwis obecnie nie stosuje odrębnej, uprzedniej zgody. reklam, remarketingu ani Brak zgody nie ogranicza marketingowych identyfikatorów. podstawowej treści.

Treści zewnętrzne Zablokowane do wyraźnego Google Maps i YouTube; po uruchomieniu kliknięcia użytkownika. Przed dostawca otrzymuje dane połączenia i może stosować identyfikatory. aktywacją nie jest inicjowane połączenie z dostawcą.

14.2Serwis nie używa obecnie narzędzi analitycznych ani marketingowych. Chronione panele administratorów mogą używać niezbędnych mechanizmów sesji uwierzytelniającej. Mechanizmy te nie służą reklamie ani profilowaniu.

14.3Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone technologie statystyczne albo marketingowe, pozostaną wyłączone do czasu uzyskania uprzedniej, dobrowolnej i jednoznacznej zgody. Odmowa musi być równie łatwa jak akceptacja, a zgoda nie może wynikać z samego przewijania lub dalszego korzystania z Serwisu.

14.4Film YouTube w trybie zwiększonej prywatności i mapa Google są pobierane dopiero po wyraźnym kliknięciu odpowiedniego przycisku. Odświeżenie strony kończy ich bieżące osadzenie. Informacje zapisane przez dostawcę można usuwać lub ograniczać w ustawieniach przeglądarki i konta dostawcy.

14.5Informacje o przetwarzaniu przez Google i YouTube znajdują się w dokumentach prywatności tych dostawców. Przed uruchomieniem treści zewnętrznej Serwis nie inicjuje połączenia z tymi dostawcami.

15.1Spółka stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu i ról, upoważnienia, poufność personelu, ochronę urządzeń i sieci, aktualizacje, kopie zapasowe, szyfrowanie transmisji, rejestrację zdarzeń, zarządzanie podatnościami i incydentami, zasady retencji oraz wymagania wobec dostawców.

15.2Dostęp do danych klientów, dokumentacji technicznej i jakościowej, danych kadrowych, zdrowotnych oraz zgłoszeń naruszeń jest ograniczany według potrzeby wiedzy i obowiązków. Użytkownicy Portali nie mogą współdzielić kont, a dostęp po ustaniu potrzeby jest odbierany.

15.3Materiały objęte NDA, wymaganiami klienta, klasyfikacją bezpieczeństwa, ograniczeniami eksportowymi albo szczególną kategorią danych należy przekazywać wyłącznie uzgodnionym kanałem. Zwykła poczta elektroniczna nie daje automatycznie poziomu ochrony właściwego dla każdego projektu.

15.4Żaden system nie zapewnia bezpieczeństwa absolutnego. Spółka regularnie ocenia ryzyko i dostosowuje zabezpieczenia, a naruszenia danych ocenia i zgłasza zgodnie z art. 33–34 RODO, gdy spełnione są przesłanki.

16.1Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, procesów, dostawców, technologii, odbiorców albo danych Spółki. Nowa wersja otrzyma datę obowiązywania i zostanie opublikowana w Serwisie.

16.2Istotna zmiana celu lub podstawy przetwarzania jest komunikowana osobom w sposób właściwy dla relacji. Publikacja nie zastępuje odrębnego zawiadomienia, jeżeli wymaga go prawo.

16.3Polityka obowiązuje od 24 września 2026 r..

Podstawy prawne i źródła

• RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679
• Ustawa o ochronie danych osobowych, Dz.U. 2018 poz. 1000 ze zmianami
• Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221 ze zmianami
• Kodeks pracy – tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 277 ze zmianami
• Kodeks cywilny – tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 1071
• Ordynacja podatkowa – tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 622
• Ustawa o rachunkowości – tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 522
• Ustawa o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928
• UODO – ABC rekrutacji, aktualizacja 6 lipca 2026 r.
• UODO – problematyka ochrony danych a pliki cookies
• EDPB – Wytyczne 05/2020 dotyczące zgody
• Serwis Müller Technik Koszalin

Dane rejestrowe i powiązanie kapitałowe zweryfikowano w pełnym odpisie KRS nr 0000036312 według stanu na 10 września 2026 r.